Como ter mais tempo para tomar decisões administrativas?

A vida de produtor de conteúdo para redes sociais, consultores e donos de pequenas agências não é fácil, né?

É preciso cuidar das redes sociais do seu negócio, dos clientes, produzir conteúdo de valor para todas elas, atender a todos os clientes (e os curiosos) e ainda cuidar do gerenciamento do seu negócio.

Essa última parte sempre acaba um pouco de lado quando se está em uma euquipe ou em um grupo reduzido, quando precisamos acumular muitas tarefas. É normal que muitos escolham priorizar a produção do conteúdo para os clientes e entregar resultados para eles, deixando de lado as tarefas de gestão do próprio negócio.

Mas isso, claro, não faz bem para a empresa e ainda traz a sensação de improdutividade, de desorganização para o empreendedor. Além disso, precisamos ter uma visão clara dos nossos planos, do dinheiro que está entrando e saindo, de quem está contribuindo bem com a nossa equipe, se a precificação dos serviços está ok, se está tendo retorno...

E como fazer isso? Como conciliar o papel de social mídia, consultor, proprietário de agência, produtor de conteúdo com as tarefas do nosso lado gestor, administrador?

A partir daqui você vai encontrar 05 meios de administrar melhor o seu tempo e conseguir cuidar melhor das suas tarefas administrativas, da tomada de decisões importantes do negócio.

#01 Terceirizar algumas funções

Como você está em crescimento do negócio, contratar um funcionário pode ser um pouco caro para você pelo custo do salário mais os impostos. Por isso, contratar profissionais free lancers é uma boa pedida nesses casos.

O custo de um free lancer é baixo e é uma mãozinha a mais nas suas tarefas. Se você conseguir delegar a esse profissional a tarefa de produzir os textos das redes sociais de alguns dos seus clientes, por exemplo, você conseguirá mais tempo para olhar para o seu próprio negócio e para desenvolver outras atividades importantes.

E o profissional free lancer é tão qualificado quanto você para fazer esse trabalho voltado para mídias sociais. Você vai ganhar tempo, escalabilidade nos conteúdos que for produzir e, consequentemente, dinheiro. Tudo isso sem perder a qualidade no trabalho!

#02 Delegar algumas tarefas

Se você não trabalha sozinho, pode se reunir com os membros da sua equipe e delegar algumas tarefas que você tende a monopolizar.

Liste quais são as tarefas que você executa e que pode passar para outras pessoas e, em seguida, estude quem são os membros mais competentes para exercer cada uma dessas funções.

Você não precisa pegar toda a responsabilidade de tudo para si e é exatamente para isso que contratou outras pessoas para trabalhar com você. Desapegue de algumas funções e foque naquilo que precisa de você, como o desenvolvimento de um novo plano estratégico ou o gerenciamento das verbas do negócio.

#03 Não abra mão do planejamento semanal

O planejamento semanal é o melhor amigo da gestão do nosso tempo.Dentro dele, você colocará todas as atividades, compromissos e tarefas que precisará executar em cada dia da semana e quanto tempo levará, em média, para executá-las.

Dentro dos compromissos, inclua o tempo gasto para deslocamento até o local.

Inclusive, um de seus compromissos deverá ser estipular um horário para fazer o planejamento da semana seguinte, para que você não negligencie essa etapa toda semana.

O melhor momento para fazer o planejamento é na sexta à tarde, quando já não estamos tão produtivos, mas ele pode ser feito até segunda pela manhãzinha, antes de você começar a trabalhar. Não vai levar mais que 30 minutos para você organizar e ganhar o tempo da semana toda.

Comece listando tudo que precisa ser feito e depois encaixe as suas atribuições nos dias e horários da semana. Não se esqueça de incluir no seu planejamento todos os seus papeis, o de dono de um negócio, o de social mídia, o de pai, o de filho, o de paciente, o de atleta, o de esposa ou marido... Enfim, tudo aquilo que você precisa fazer e ter um horário para isso.

Dentro do planejamento você conseguirá encontrar horários para as atribuições de gestor, pois seu horário estará mais organizado. Assim, você poderá marcar aquela reunião com um novo fornecedor que espera há muito tempo ou analisar seus resultados nas redes sociais.

#04 Organize suas prioridades

Não vai adiantar você querer resolver tudo de uma vez no mesmo dia e hora em que o problema surge na sua frente. É impossível e desgasta toda sua energia!

Acalme-se e organize tudo que precisa ser feito de acordo com prioridades.

• O que preciso fazer que é urgente e importante?

• Quanto tempo vai levar?

• O que é urgente, mas não é importante?

• Posso dizer não ou passar para outra pessoa me ajudar?

• O que é importante, mas não é urgente?

• Posso marcar para quando essa atividade?

Ao responder a essas questões você saberá o que fazer e em qual ordem fazer. É muito mais fácil lidar com as tarefas que precisam ser feitas quando temos elas listadas e organizadas por ordem.

Dessa forma, não corremos risco de esquecer algo e conseguimos resolver tudo que precisa ser resolvido.

#05 Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia não precisa ser sua inimiga na hora de organizar seu tempo. Invés de utilizá-la ou enxergá-la como um meio de “roubar” seu tempo com redes sociais ou jogos, use-a para guardar todas as suas tarefas e para agilizar o que pode ser agilizado.

Aquela reunião agendada com um cliente antigo para mostrar os resultados pode ser feita pelo Skype? Você mostra todos os gráficos pra ele da mesma forma, vocês conseguem bater um papo sobre as estratégias e ainda poupa o tempo de deslocamento.

Você não pode organizar todos seus e-mails em pastas? Fica muito mais fácil para encontrar aquele relatório perdido de 03 meses atrás.

E os aplicativos de gestão do tempo, de gerenciamento de projetos, de lembretes também vão fazer toda diferença na sua missão de melhorar a gestão do seu tempo.

... O tempo não é inimigo!

O tempo muitas vezes pode parecer nosso inimigo e muitas vezes desejamos que o nosso dia tenha 36 horas só para conseguirmos dar conta de tudo. Mas e aí? Queremos 12 horas a mais para trabalhar mais?

Eu costumo dizer que trabalhar muito, fazer muita hora extra não é sinônimo de produtividade. Pelo contrário. Estamos perdendo nossas vidas particulares pela falta de gerenciamento do tempo. É claro que vez ou outra não tem muito que fazer e precisamos mesmo ficar até tarde trabalhando, mas isso não pode se tornar rotina.

Na real, o nosso problema com o tempo é que não estamos acostumados a administrá-lo, assim como administramos tantas outras coisas na vida menos relevantes, como os stories dos amigos no WhatsApp particular (esse hábito incorporamos rapidinho).

E é isso. Não precisamos de mais horas em nosso dia para dar conta de tudo. Precisamos administrar nosso tempo, nossas tarefas e prioridades. Você não precisa dar conta de tudo. É pra isso que pode contar com a ajuda de outras pessoas, como freelas.

Curtiu as dicas? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Decidiu seguir a primeira dica do post? Me manda uma mensagem ou deixa seu recado aqui nos comentários.